Документооборот – это движение

Неотъемлемой частью любого бизнеса или деятельности организации является документооборот. Правомерно даже будет сказать, что документооборот это и есть сам бизнес. Система документооборота включает в себя все отделы предприятия, в которых используются, в обязательном порядке, финансовые, распорядительные, административные и прочие документы. Торговые предприятия имеют большой объём документов, поскольку здесь ежедневно совершаются операции приёмки, хранения и продажи товаров. Документооборот торгового предприятия является основой бухгалтерского и налогового учёта, обеспечивающих существование предприятия. До 95% управленческих процессов и решений в организациях сопровождаются документами.

Этапы большого пути

Для всех без исключения документов общими этапами в процессе документооборота являются:

- создание (получение) первичного документа

- передача его в соответствующий отдел торговой организации

- проверка и принятие документа к учёту

- обработка документа

- передача документов в архив.

Набор правил, в соответствии с которыми осуществляется работа с документами на предприятии, называется делопроизводством. Правила документооборота, технология обработки документов, формы первичных документов, если не предусмотрены типовые формы, разрабатываются и утверждаются одновременно с учётной политикой магазина.

В основе организации документооборота – установленный регламент прохождения документами этапов движения, называемый графиком документооборота.

Начало движения документов, обеспечивающих процесс торговли, начинается с поступления в торговую организацию товаров по товаросопроводительным документам, предусмотренным условиями поставки товара и правилами перевозки грузов: накладной, товарно-транспортной накладной, счётом-фактурой и так далее. Далее документально оформляется учёт принятого товара в соответствии с правилами внутреннего документооборота, принятыми в конкретной торговой точке.

В крупных магазинах автокомпонентов, имеющих достаточно значительные запасы, ведётся количественно-стоимостной учёт товара с применением специального торгового оборудования - терминалов, с нанесением штрих-кодов на товар при его приёмке. Небольшие розничные предприятия, с небольшими торговыми оборотами, ведут стоимостный учёт товаров.

Следующим этапом документооборота, перед поступлением товара в розницу, в реестре розничных цен фиксируется торговая наценка на продукцию. Затем следует процесс наличных расчётов между продавцом и покупателем, который, в магазинах автозапчастей, проводится с обязательным применением контрольно-кассовой техники.

Предпоследним этапом документооборота в торговой организации является проверка документов, созданных или полученных организацией в соответствии с графиком документооборота. Если документы обрабатываются вручную, то на проверенном документе проставляется дата занесения записи о нём в журнал регистрации документации.

Как правило, обработанные документы в конце месяца комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива, где хранятся установленный срок и затем уничтожаются.

Стоит отметить, что документооборот проводится в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации и несоблюдение правил документооборота, особенно при обеспечении торговой деятельности, может привести к очень серьезным последствиям для предприятия.

Электронный документооборот

Несмотря на то, что мы живём в период всеобщей компьютеризации, электронные документы до сих пор используются очень мало. По-прежнему, электронные документы получают силу только после их распечатки. Компьютер здесь выполняет только роль печатной машинки. Хотя система электронного документооборота (СЭД) введёт к значительной экономии средств на любом предприятии, хотя бы на бумагу и оргтехнику. Но электронные документы пока не обладают такими внушительными признаками легитимности, как бумажные – их нельзя потрогать, подписать собственной рукой и поставить печать традиционным способом, с помощью штемпеля.

Кроме того, согласно федеральному закону № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» - документом является материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения. Электронный документ, с этой точки зрения, не вполне материален, что, вероятно, препятствует развитию СЭД в российской деловой сфере.

Тем не менее, рынок систем электронной документации, пережив резкое, до 50%, снижение в период кризиса, сейчас растёт темпами в 25-30 % в год. В настоящее время в РФ представлено около 40 различных систем документооборота, объём рынка СЭД составляет около 100 млн. долл. Участники рынка прогнозируют увеличение темпов роста СЭД параллельно общему росту экономики, поскольку электронные системы документооборота снижают расходы и на крупных и на малых предприятиях.

К преимуществам СЭД относятся отсутствие сложных бюрократических манипуляций, возможности интеграции с программным обеспечением предприятия, ускорение бизнес-процессов, оптимизация делопроизводства, сокращение персонала и так далее.

СЭД позволяет выполнять следующие функции:

- обеспечивать эффективное управление

- способствовать прозрачности деятельности организации

- осуществлять контроль деятельности предприятия

- проводить более гибкую кадровую политику

- сохранять информацию о процессах на предприятии

- унифицировать и формализовать деятельность сотрудников

- оптимизировать доступ и управление информацией

- исключить бумажные документы из внутреннего документооборота

Для внедрения СЭД в практику деятельности предприятия разработан национальный стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007 «Управление документами. Общие требования», положениями которого рекомендуется руководствоваться.

При внедрении СЭД на предприятии проводятся следующие мероприятия:

- проводится сбор информации с целью изучения целей и задач торговой организации, прежде всего, для выявления недостатков, связанных с управлением документами

- оцениваются существующие системы документооборота на предприятии

- формулируется, и документально оформляются требования к документам

- подбирается оптимальная структура документов, соответствующая каждой операции

- проектируется новая система документооборота

- происходит внедрение системы документооборота

Документооборот, как видно из определения, это, прежде всего, движение. И если уделять оптимизации документооборота недостаточно внимания, то вектор движения будет направлен назад. Напротив, при оптимальной организации документооборота всё предприятие – организованно, упорядоченно и планомерно – уверенно движется вперёд.