Рациональный учёт как основа бизнеса

Прибыльная реализация автомобильных компонентов в настоящее время возможна только при оптимально организованных процессах распределения и сбыта, статистики, обработки необходимой документации. Автоматизация учёта запчастей является одним из наиболее эффективных способов рационализации бизнес-процессов.

Зачем нужно?

Необходимость автоматизированного учёта основывается на показателях товарооборота торговой точки и количества магазинов в сети. Учётные программы незаменимы, если в ассортименте торговой точки много номенклатурных позиций, большой поток покупателей, компания сотрудничает с большим количеством поставщиков, характеризуется положительной динамикой розничных продаж. Автоматизированный учёт позволяет избежать ошибок, связанных с дублированием или потерей данных. С введением автоматического учёта экономится время, ранее нерациональное используемое на ведение бумажной работы. Также отпадает необходимость часто производить инвентаризацию. Автоматическая регистрация покупок позволяет сократить возможности для воровства со стороны недобросовестных представителей персонала торговых точек.

Появляются возможности контроля оперативной информации, так как можно быстро посмотреть количество проданного товара в любой период времени, например за неделю и соответствующим образом откорректировать продажи, не покупая лишнего у поставщиков. Постоянный контроль улучшает также и точность прогнозирования.

Основные функции

В случае, если решение о необходимости автоматизации учёта принято, нужно подумать о том, какие функции должна выполнять выбранная программа. Очевидно, что это должна быть именно одна программа, а не несколько взаимонезависимых для разных операций.

Современные автоматизированные программы учёта выполняют следующие функции:

• Учёт поступления автозапчастей от контрагента в магазин;
• Учёт реализации автозапчастей;
• Отслеживание перемещения автозапчастей внутри магазина или между магазинами;
• Учёт реализации скомплектованных автокомпонентов;
• Учёт возвратов автозапчастей от покупателей;
• Инвентаризация автозапчастей: инвентаризация товаров, списание товаров, оприходование товаров;
• Оформление приходных и расходных кассовых ордеров;
• Оформление перемещения денежных средств внутри магазина, между магазинами;
• Оформление чеков продажи;
• Подготовка сводного отчёта в конце дня;
• Учёт оплат автозапчастей по платёжным картам;
• Учёт оплаты автозапчастей кредитами;
• Учёт процентных скидок по дисконтным картам; скидок с разделением по магазинам, скидок контрагентам, по количеству приобретённых автозапчастей и так далее;
• Управление и контроль фискальных регистраторов; терминалов сбора данных; сканеров штрих-кодов, весового оборудования, считывающих устройств магнитных карт.
• Возможность организации взаимозаменяемости автозапчастей: поиск аналогичных запчастей, к различным маркам автомобилей с учётом производителя, модели и типа.

Экономический эффект

Автоматизация приносит безусловную пользу предприятию. В частности, экономятся ресурсы: показатели развития бизнеса растут без увеличения затрат на новый персонал, при этом снижаются требования к квалификации непосредственных исполнителей и, соответственно, их зарплата. Увеличивается скорость процессов, поскольку сокращается время на обслуживание покупателей, улучшается качество обслуживания, а значит, и привлекательность торговой точки. Сокращаются потери от проблем с персоналом, например, сотрудники не смогут причинить ущерб при уходе из компании, тем, что заберут часть информации с собой. Доступ сотрудников к информации ограничен рамками их профессиональных обязанностей и строго определенными процессами в компании.

Подсчитать фактический эффект от внедрения системы автомтизированного учёта запчастей довольно сложно, поскольку различны торговые точки, где устанавливаются системы, конфигурация автоматизированных систем также различна. Тем не менее, можно отметить, что в результате автоматизации бизнес-операций, приблизительно на 15% снижается ущерб от ошибок персонала, скорость процессов увеличивается, как правило, более, чем на 20%, простои из-за неправильного оформления тех или иных документов снижаются от 9% до 30%. Согласно данным опроса, большинство респондентов отметили в качестве одного из самых положительных результатов, снижение запасов запчастей в торговой точке.